RFP(提案依頼書)とは?EC構築のRFP作成法【無料チェックリスト付】

ECサイト構築のRFP作成チェックシート(.xls版)はこちらからダウンロードできます。
ECサイトを新規オープンしたり、既存システムをリプレースする場合、まずどんなECサイトを構築したいのかをまとめる必要があります。この文章をRFP(Request for Proposal:提案依頼書)と呼び、開発会社はこのRFPをもとに見積もりを作成します。
ECサイト構築で失敗する主な要因の一つとして、RFPを作成していないことやRFPに抜け漏れが多いことなど、システム開発に入る前のRFP関連が挙げられます。
RFPに入れるべき項目や、何をどこまで具体的に書けばいいのか、必須要件と要望はどのように分ければいいのかなど、RFP作成のポイントをまとめました。
※ダウンロードできる資料は、RFP作成時のチェックリストです。最低限これだけ埋めれば大丈夫という内容をまとめました。また、「RFP記入例」の欄を埋め直せばRFPのひな形としてもご活用いただけますので、自社にひな形がなく困っているという場合にはぜひご利用ください。
目次
さらにECサイト構築のためのRFP書き方マニュアル~開発会社から良い提案をもらうために~をダウンロードいただき、社内でのミーティング等でもご利用ください。
RFPは「開発会社から良い提案をもらうため」に作成する
RFPとは?
RFPとは、ECサイトに限らず、情報システムの開発や導入を行うにあたり、開発会社候補に具体的な提案と見積もりを出してもらうために作成する文書です。必要とするハードウェアやソフトウェアの概要や構成要件、予算、希望する納期などを記載します。
作成したRFPを開発企業候補に渡し、各社から提出された提案書や見積、プレゼンテーションの内容を比較検討して、どこに発注するかを決めることになります。
なぜRFPを作るのか?
RFPは、「最終的にこんなシステムにしようね」と、依頼者と開発者で共通認識をもつために作成します。
もしRFPを作成せず、口頭での見積依頼になった場合、
などが起こってしまうことが考えられます。
RFP作成の段階で詳細な機能にまで落とし込まれている必要はありませんが、「何を・いくらで・いつまでに・なぜ」ほしいのかは基本的な事項としてまとめておきましょう。
システム開発の背景と概要、予算がわかれば、開発会社は自社の強みに合わせて最適な見積もりを作成することができ、依頼者側も各社の提案をもとに比較検討がしやすくなります。
どうやってRFPを作ればいいのか?
RFPの形式は企業によって様々です。ワードで箇条書きにまとめられていたり、エクセルで要件ごとにまとまっていたり、パワーポイントで画像を多用し作成されていたりします。
RFPマニュアル 1.概要
プロジェクト概要
ビジネス概要
会社概要や、事業内容、ビジネスについての概要を記載します。
プロジェクトの背景、目的
プロジェクトを検討している背景について記載します。売上や会員数、業務効率化の具体的な目標数値があればそれも記載します。
事業規模・売上規模
プロジェクトを検討している背景について記載します。売上や会員数、業務効率化の具体的な目標数値があればそれも記載します。
現行システム概要
現行システム構成図
ユーザーインターフェース、管理画面、外部連携など、現行システムの構成図があれば記載します。現行のシステムがある場合には、開発ベンダーからの当時の提案書や成果物にアプリケーション構成図やネットワーク構成図があるはずなので、それを添付するのでもOKです。
現行システムの課題
現行システムの課題について記載します。情報システム部門、マーケティング部門、サービス運営チームなど、関連する部署全体にヒアリングしてまとめます。
RFPマニュアル 2.提案依頼事項
提案対象範囲
提案システム範囲
開発会社に提案を依頼するするシステムの範囲について記載します。図になっていると、依頼者と開発者側の意思疎通がよりスムーズになります。
要求一覧
要求機能一覧
新システムに求める機能一覧を記載します。多数ある場合には、別のエクセルなどにまとめて添付します。「やりたいこと、実現したいことはあるけれど、どんな機能にすればそれを実現できるのかわからない」という場合には、新システムで叶えたいことを具体的に記載し、開発会社からの提案を見ながら検討を進めます。
複数の部門がシステムを使用する場合には、関係部署すべてにヒアリングをすることをおすすめします。あとで「この機能がほしかった」となっても、大掛かりなカスタマイズが必要になるなど、想定外の費用がかかる場合があります。
機能要件には優先順位をつけましょう。開発予算と期間によっては、すべてが実現できるわけではありません。
B…必須要件だが、リリース当初には間に合わなくてもOK
(ただしできるだけ早く実施したい)
C…必須要件ではないが、将来的には実施したい
D…要望レベルだが、予算内で可能なら提案してほしい
×…不要(現行システムにはあるが、新システムでは不要)
非機能要求一覧
新システムに求める非機能一覧を記載します。多数ある場合には、別のエクセルなどにまとめて添付します。
「非機能」とは、受注管理やポイント管理といった”機能”以外で実現してほしいことです。サイトレスポンスの精度や、対応ブラウザ、サーバの稼働率、冗長性、規模、セキュリティ対策、開発環境、運用要件についてなどを記載します。
見積条件
概算の予算を記載します。また、見積パターン等、開発会社から提出を依頼する見積に関して、指示があれば併せて記しましょう。
プロジェクト
プロジェクト体制図
プロジェクト体制に関する記載を求める場合は記載します。
スケジュール
希望するリリース時期、納期について記載します。
2014年10月末頃:新ECサイト、基幹システム連携
(※必要な機能やコンテンツの追加は随時)
RFPマニュアル 3.提出物
提出物の条件
提出物に関する記載
提案に際し、必要な提出物について記載します。
連絡先
提出物に関する記載
提案書などの提出物の送付先を記載します。
情報システム部 山田 yamada@●●●.jp
RFPマニュアル 4.その他(案件個別の特記事項がある場合)
下記の項目は、RFPに入れなくても問題ありませんが、もし開発会社に伝えたいことや提案してほしいことがある場合には共有します。
将来を見据えた提案
新規に開発するシステムの将来性、柔軟性を把握するための提案依頼があれば記載します。
ハードウェア、ソフトウェアの運用
ハードウェア、ソフトウェアへの対応について希望があれば記載します。
社会制度への対応
消費税等が変化した場合の対応など(カスタマイズの可否、費用についてなど)、法制度や社会制度への対応を知りたい場合には提案依頼として記載します。
ユーザー調査、考察、検討
ECサイトを利用するユーザーの行動モデルを調査・検証している場合に記載します。「調査の結果、ユーザー導線を実現するためこのようなサイト構成にしてほしい」などの要望がある場合にも明記します。
画面資料
実現する機能の開始の画面イメージや遷移フローがあれば添付します。
外部委託
開発業務を第三者に委託する場合の条件について記載します。
特殊要件
独自の業務や運用方法について記載します。その他、一般的ではないと思われる仕様についても記載し、事前に開発会社に共有します。
プレゼンフィー
プレゼンフィーについては、支払の有無を記載します。プレゼンフィーは無いことが一般的です。
業務フロー
受注、入金確認、商品ピックアップ、配送、返品対応など、業務フローを記載します。
評価指数
提案書の評価の基準を設けている場合には記載します。
さいごに
弊社のお客様では、専門コンサルを入れて綿密に作成されたRFPを持っている企業様もいれば、まったく初めてだからRFPを作成する段階から相談に乗ってほしいという企業様もいらっしゃいます。
RFPは完璧に仕上げる必要はありません。IT系の企業でも抜け漏れのないRFPを作成するのはむずかしいもの、RFPの精度にこだわってプロジェクト開始が遅れたら本末転倒です。ある程度資料にまとめて、足りないところや埋められないところ、第三者のアイデアがほしいところは、開発会社と二人三脚で進めていきましょう。
ECサイトをリプレースしたい、O2Oシステムを構築したいなどのご要望で、RFPを送っていただけたらご提案に伺いますので、お気軽にお問合せください。
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